Promosi Perpustakaan

Dalam struktur organisasi perpustakaan, jarang dicantumkan unit yang  khusus menangani promosi perpustakaan  Hal ini seakan menandakan bahwa kegiatan promosi  bukan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan perpustakaan Kondisi ini sangat berbeda dengan kondisi yang terlihat dalam  struktur organisasi dari lembaga-lembaga  bisnis. Sengaja dibentuk suatu divisi atau departemen khusus pemasaran yang perlu melakukan promosi agar lembaga beserta produk dan jasanya dapat dikenal ,  disukai dan dicari pelanggan. Lalu apakah itu berarti usaha-usaha promosi tak perlu dilakukan oleh perpustakaan untuk memperkenalkan diri serta meraih pengguna?

Seperti dikatakan diatas,  promosi dilakukan oleh organisasi-organisasi tertentu untuk menciptakan dan meraih pasar. Sedangkan perpustakaan  dengan masing-masing jenisnya didirikan  sebenarnya telah mempunyai “pasar” masing-masing. Perpustakaan Umum didirikan sebagai suatu bagian dari proses pemerintahan yang harus memelihara budaya bangsa serta menyediakan informasi bagi seluruh warga masyarakat untuk mencerdaskan bangsa.   Perpustakaan Perguruan Tinggi  mempunyai peranan dalam menyediakan sumber informasi bagi seluruh sivitas akademika maupun staf administrative dalam melaksanakan “Tri Darma Perguruan Tinggi “ serta  segala kegiatan  yang dilakukan oleh setiap warga kampus. Demikian pula halnya dengan perpustakaan sekolah dengan para guru dan murid sebagai pasar yang sudah ada atau jenis-jenis perpustakaan yang lain , masing-masing dengan pengguna yang sudah pasti ada.  Lalu  mengapa masih perlu promosi?

Pentingnya peranan perpustakaan telah banyak dibicarakan dan disadari oleh masyarakat. Digunakannya perpustakaan secara maksimal adalah masalah lain.  “Pasar” telah tersedia, tetapi apakah mereka mau datang dan menggunakan, adalah masalah lain pula. Ternyata jaminan akan telah tersedianya pasar belum menjamin dimanfaatkannya perpustakaan secara maksimal. Banyak faktor ikut mempengaruhi sepinya pasar. “ Kondisi  “kurang laku” atau “kurang populer”nya  masyarakat ini antara lain diperngaruhi oleh kondisi masyarakat  yang belum dapat dikatakan memiliki budaya “gemar membaca” di satu pihak  serta kekurang-mampuan perpustakaan dalam mengelola perpustakaan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, ataupun keterlanjuran masyarakat yang  telah memiliki pandangan negatif akan ketidak mampuan Perpustakaan  dalam menyanjikan informasi sesuai dengan kebutuhan .

 Apakah keadaan tersebut harus dibiarkan dan diterima dengan begitu saja?  Apakah masyarakat dibiarkan tetap bodoh dan kalah bersaing dengan masyarakat  negara lain yang lebih menguasai  informasi?  Sebagai suatu lembaga pelayanan masyarakat, perpustakaan tidak saja bertanggung jawab pada masyarakat yang telah tahu akan kebutuhannya akan informasi, tetapi juga terhadap masyarakat yang tidak tahu akan kebutuhannya akan informasi.  Dengan demikian Perpustakaan merupakan salah satu unsur yang harus ikut bertanggung jawab dalam menarik “pasar” tersebut untuk  datang ke perpustakaan, menjadi pelanggan , memanfaatkan produk-produknya secara maksimal dan mengembangkan budaya gemar membaca.

Sebagus dan selengkap apapun koleksi suatu perpustakaan, secanggih apapun sistem  perpustakaan, akan tetap sepi pengunjung apabila pustakawan tetap hanya menunggu  secara pasif datangnya pelanggan ke perpustakaan.  Tak perduli jenis informasi apa yang disediakan dan ditawarkan, atau jenis perpustakaan apa yang dikelola , penggunaannya dapat ditingkatkan dengan mempromosikan keberadaannya, walau tentunya dengan bentuk program dan metode yang berbeda-beda,  tergantung pada jenis  perpustakaan, jenis layanan perpustakaan ataupun sektor pengguna yang dilayani.

Program gemar membaca adalah salah satu bentuk promosi perpustakaan yang perlu dilakukan oleh perpustakaan bersama-sama dengan seluruh unsur masyarakat agar timbul kebiasaan dan kegemaran membaca dan memperoleh informasi.

PENGERTIAN PROMOSI

 

Promosi  sering  dianggap mempunyai pengertian yang sama dengan pemasaran atau publisitas, padahal sebenarnya masing-masing mempunyai pengertian yang berbeda.

Pemasaran merupakan suatu  strategi perencanaan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan konsumen dan diakhiri dengan penjualan yang berhasil dari suatu produk atau jasa yang ditawarkan.   Tujuan akhir dari strategi perencanaan ini adalah untuk  memenuhi kebutuhan pelanggan. Promosi adalah salah satu mekanisme komunikasi persuasif dalam pemasaran agar barang atau jasa yang ditawarkan dapat terjual. Promosi ini merupakan forum pertukaran informasi antara organisasi dan konsumen  berkaitan dengan jasa/produk yang telah tersedia.  Tujuan dari promosi adalah mendorong  timbulnya kesadaran akan keberadaan produk/jasa bahkan sampai pada tindakan membeli atau memanfaatkannya. Sedangkan publisitas adalah salah satu perkakas dari promosi untuk menarik perhatian konsumen.

BENTUK-BENTUK PROMOSI PERPUSTAKAAN

1. PUBLISITAS

Publisitas adalah salah satu alat promosi  yang  ampuh dan murah  untuk memperkenalkan keberadaan perpustakaan termasuk jasa/produk yang ditawarkan  melalui  berita  di media penerbitan seperti surat kabar dan majalah maupun  melalui radio, televisi ataupun internet ataupun panggung.  Tak perduli jenis perpustakaan apapun,  penggunaan bentuk publisitas  untuk promosi perpustakaan   dapat menjangkau masyarakat pendengar/pembaca yang cukup luas karena  banyak dibaca , didengar dan ditonton orang.

Publisitas dapat dilakukan dalam pelbagai bentuk seperti : “press release” dalam rangka pembukaan ataupun penutupan acara pameran, lomba, kursus dsb, yang diselenggarakan perpustakaan, ulasan/tanggapan suatu masalah dengan mengaitkan pada salah satu jasa layanan perpustakaan, artikel ilmiah,  perkenalan produk/jasa baru, wawancara, diskusi /bedah buku hingga ceritera dan program-program khusus seperti drama dan film ceritera maupun acara “story telling”  dsb.

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan  dalam melaksanakan publisitas adalah : menjalin hubungan baik dengan media massa,  penentuan sasaran dan jangka waktu publisitas, menentukan ide serta media yang sesuai, disampaikan dalam bentuk yang singkat, sederhana dan menarik

2. IKLAN

 Berbeda dengan publisitas yang biasanya cuma-cuma., iklan memerlukan biaya untuk  pembuatannya. Publisitas  kurang dapat dikendalikan oleh perpustakaan, karena  adanya penyuntingan dan ketergantungan pada media untuk bersedia memuat atau tidak  Iklan dapat direncanakan dan  dikendalikan  dalam hal-hal yang ingin disampaikan, bagaimana dan kapan disampaikan   dsb.

Iklan dapat disampaikan dalam bentuk media cetak  seperti surat edaran, brosur, buletin poster ataupun papan pengumuman. Media massa baik dalam bentuk cetak maupun elektronik seperti surat kabar, majalah, radio dan televisi, atau multi media seperti CD-ROM, internet dsb juga merupakan media yang ampuh jika dilakukan sesuai dengan pesan yang diinginkan  Iklan dapat pula berupa suvenir seperti  buku tulis, alat tulis, kalender, pembatas buku dsb, yang dapat dibagikan secara cuma-cuma, hadiah ataupun dijual.

   

Langkah-langkah yang perlu dilalui adalah: memilih dan menentukan media yang tepat untuk iklan yang kita kehendaki, memilih dan menentukan tema, menentukan struktur pesan,  dan menentukan kerangka isi.

3. KONTAK PERORANGAN

Promosi  dengan menggunakan cara kontak pribadi, merupakan bentuk yang paling ampuh diantara bentuk-bentuk promosi yang lain karena dapat meningkatkan  hubungan antara staf perpustakaan dan konsumen. kebutuhan, kebiasaan, minat serta pribadi pengguna dapat lebih diketahui, lebih jelas, sehingga layanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Pengertian, dukungan, masukan serta kerjasama dapat diharapkan dalam

Mengembangkan layanan perpustakaan.

Kontak pribadi dapat dilakukan melalui ceramah, peragaan atau demo, diskusi, wawancara, forum terbuka , ataupun layanan yang ramah  dari masing-masing staf perpustakaan . Kontak-kontak informal,  seperti rapat dengan unit lain, keterlibatan dalam organisasi profesi, atau merangkap jabatan lain,  dsb, dapat pula menjadi ajang promosi dalam bentuk kontak pribadi. Melalui kontak pribadi ini, dapat dikumpulkan profil pengguna yang dapat dijadikan salah satu pegangan dalam mengetahui kebutuhan pengguna.

4. INSENTIF

 Insentif  adalah suatu pemberian  yang bernilai, baik berupa uang , barang ataupun sikap yang dimaksudkan untuk mendorong perubahan sikap konsumen. Insentif ini ditujukan baik bagi yang  kurang bermotivasi atau justru diberikan pada yang sudah menggunakan untuk dapat memberi motivasi pada yang  kurang termotivasi maupun untuk lebih meningkatkan motivasi bagi yang bersangkutan.

Termasuk dalam insentif ini adalah pemberian penghargaan /hadiah pada peminjam terbanyak, wawancara khusus bagi pengguna aktif , publikasi karya pengguna dalam media,  memberikan kemudahan dalam perolehan layanan, misalnya memberikan jasa penelusuran gratis untuk peminta jasa selama bulan-bulan tertentu dsb.

Hal yang perlu dipikirkan adalah: menentukan siapa yang akan diberi insentif,   bentuk insentif , besar insentif serta waktu pemberian insentif.

5.  SUASANA DAN LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN

Dimana perpustakaan berada atau bagaimana perpustakaan diatur merupakan hal yang dapat mempromosikan perpustakaan atau malah menjauhkan pengguna dari perpustakaan.

Walaupun secanggih dan selengkap apapun layanan dan koleksi perpustakaan, kalau perpustakaan ditempatkan  jauh di batas kota, di pojok bangunan, di daerah yang kurang aman serta dilengkapi dengan penataan ruangan yang gelap, pengap, kotor dan semrawut, pasti perpustakaan akan segan dikunjungi.

Termasuk dalam promosi bentuk ini adalah, pemilihan tempat yang strategis serta dalam lingkungan aman, bentuk bangunan yang tidak terkesan kotor dan jelek, penataan ruangan yang sesuai dengan perlaku pengguna, fungsi serta keindahan, disamping tentunya rambu-rambu yang jelas dalam menunjukkan lokasi koleksi dan layanan.    

6. PROGRAM KHUSUS PERPUSTAKAAN

Selain bentuk-bentuk promosi yang dilakukan diatas, perpustakaan dapat merencanakan program-program khusus yang dapat dilakukan sebagai program berkesinambungan ataupun program dengan tema khusus atau dalam pelaksanaan proyek-proyek khusus. Walaupun Program-program ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan kombinasi dari bentuk-bentuk program komunikasi diatas secara terintegrasi, program ini sendiri juga merupakan suatu bentuk promosi.

Beberapa bentuk program khusus seperti  pembentukan klub/organisasi “Sahabat Perpustakaan”, Program Magang perpustakaan, Program gemar Membaca, Lomba, Bimbingan Pemakai dan sebagainya merupakan contoh-contoh program khusus  yang dilakukan baik untuk meningkatkan citra perpustakaan serta meraih pelanggan. 

PROGRAM GEMAR MEMBACA SEBAGAI SALAH SATU BENTUK PROMOSI

Program gemar membaca bukan hanya menjadi tanggung jawab dan kewajiban perpustakaan tetapi seluruh unsur masyarakat, baik langsung  seperti pemerintah , sekolah , perpustakaan ataupun lembaga tidak langsung seperti penerbit, toko buku , orang tua bahkan lembaga profit sekalipun. Agar terbentuk masyarakat yang gemar membaca, masing-masing unsur masyarakat diatas perlu sadar dan melaksanakan sesuai dengan kemampuan dan peranannya. Kerjasama dan usaha bersama secara berkesinanbungan akan sangat menunjang dalam terciptanya masyakat yang gemar membaca.

 Seperti dikatakan diatas program gemar membaca dapat dilaksanakan berbeda-beda antara satu instansi dengan instansi yang  lain, tetapi pada umumnya dilakukan dengan 4 tujuan yaitu:

1. Mendorong timbulnya rasa suka pada kegiatan membaca

Rasa suka ini akan timbul melalui pengalaman yang panjang dan manis serta adanya keterlibatan   secara terus menerus. Pengalaman dapat didapat melalui banyaknya kesempatan-kesempatan melihat keberadaan buku di rumah, perpustakaan, toko buku, kelas dsb, menerima buku sebagai hadiah, ataupun kegiatan-kegiatan  membaca, dibacakan atau membicarakan. Rasa suka dapat menular dari orang tua,guru , teman ataupun pustakawan yang suka membaca.

2. Mengajarkan kemampuan  untuk mengintepretasikan bahan bacaan

Luasnya kesempatan dalam membaca dapat menimbulkan minat baca, tetapi kemampuan untuk dapat mengerti apa yang dibacakan merupakan sesuatu yang penting agar dapat memperoleh manfaat dari kegiatan membaca tersebut. Melalui kesempatan-kesempatan dalam mengekspresikan perasaan dan pikiran melalui peragaan adegan-adegan dalam bacaan, pemberian pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan bahan bacaan serta tulisan, penceritaan kembali dsb, akan tergali keterkaitan antara arti tiap bacaan dengan latar belakang pengalaman individu  yang apda akhirnya menuntun kearah kemampuan untuk menginterpretasikan bahan bacaan.

3. Mengembangkan  pengertian akan jenis-jenis bahan bacaan

Melalui diskusi, ceramah, seminar dsb, dapat digali pengenalan mengenai jenis-jenis bahan

Pustaka baik dalam bentuk cetak maupun elektronis,  gaya penulisan, pengarang, editor dsb.

4. Mengembangkan apresiasi terhadap karya tulis

Dengan memberikan kesempatan-kesempatan diskusi ataupun aktivitas kreatif seperti drama, membaca, menggambar cerita dsb, dapat ditingkatkan apresiasi secara bertahap sbb:

q  menikmati secara tak sadar

        ( pembaca  hanya diharapkan untuk menikmati jalan ceritera)

q  apresiasi  yang  disadari

       (pembaca mulai bertanya “mengapa” serta arti lebih dalam)

q  kepuasan yang di sadari

       (pembaca mulai  mengkaitkan antara bacaan dengan perasaan,

        pengetahuan yang telah dimiliki maupun pengalaman hidupnya)

JENIS-JENIS PROGRAM GEMAR MEMBACA

I.  Menciptakan suasana

·         dalam lingkungan sekolah

      1. komitmen guru dan pustakawan

          Kecintaan dan antusiasme yang ditunjukkan oleh seluruh unsur di sekolah terutama. Guru dan pustakawan akan menjadi inspirasi bagi murid untuk menjadi pembaca. Sikap ini dapat ditimbulkan melalui keteladanan baik dalam kesukaan akan membaca, maupun sikap sepenuh  hati dalam membicarakan,  membantu dan  mengajar murid untuk dapat membaca dan mengerti apa yang dibacanya.     

    

      2. program sekolah secara menyeluruh

 

          Murid akan melihat bahwa buku dan kegiatan membaca penting jika sekolah mempunyai program-program khusus untuk hal tersebut , antara lain penyelenggaran:        

q  perpustakaan/taman bacaan

q  museum sekolah

q  surat kabar/majalah/kliping sekolah

q  klub pecinta buku

q  toko buku sekolah

q  ceramah/bimbingan membaca secara rutin dsb.

       3. kunjungan pengarang/ilustrator

q  diskusi

q  bedah buku

q  pelajaran teknik menulis dsb

·         dalam lingkungan  perpustakaan 

        1. koleksi

     

            penyediaan koleksi yang memadai dalam jumlah, jenis koleksi, kualitas serta sesuai

            dengan minat, kemampuan  dan kebutuhan, tertata rapi, terawat dengan baik serta mudah ditemukan.

  

        2. pustakawan

         

           selain memiliki komitmen untuk memberikan teladan, serta kesediaan untuk mengembangkan kemampuan maupun kegemaran membaca , pustakwan perlu  memiliki pengetahuan yang berkaitan dengan:

q  dunia perbukuan

q  prosedur perpustakaan dan teknik penelusuran

q  perkembangan/tingkah laku

q  metode pengajaran

q  kurikulum

q  bidang ilmu yang dicakupi dsb

      3. program perpustakaan

q  jam buka sesuai dengan kebutuhan

q  keterkaitan antara kegiatan di kelas dan di perpustakaan

q  suasana dan penataan ruangan

q  promosi perpustakaan dsb.

              

II. Membaca dan berbagi pengalaman

      Program gemar membaca  dapat dilakukan dengan mengadakan

      kegiatan-kegiatan membaca melalui pelbagai cara antara lain:

       1. membaca dengan diam

       2. membaca bergiliran

       3. membaca untuk anak

       4. memperkenalkan buku

       5. mengadakan acara jam berceritera

       6. mengadakan diskusi buku

           (cerita, pengarang, ilustrator, karakter , pengalaman serupa dsb.)

III. Melakukan aktivitas

         Kegemaran membaca dapat dimotivasi melalui kegiatan lain yang dikaitkan

         dengan kegiatan membaca antar lain:

         1. proyek bacaan ( menulis judul buku, karakter, penulis /ilustrator dsb)

                   dicatat dan daftar dalam bentuk menara buku, kebun buku , mobile ,  bendera

                   dsb.

        2. melakukan kegiatan membaca  secara kreatif dengan cara:

                   menggambar, menjahit, membuat pembatas buku, boneka, topeng, kolase,

                   bendera, film, jaket buku, kartu ucapan, penahan buku, brosur, iklan,

                   kartun, puisi, lagu, pantomim, drama , teka-teki, permainan dsb.

         3. membuat buku

                        mengarang, membuat komentar atau  ringkasan, menjilid dll

         4. mempelajari buku

                  mengumpulkan gambar/barang , kunjungan,  membuat kliping,

                  mencari informasi lebih lanjut,  musik  , mengintegrasikan dengan

                   pelajaran lain, membuat teka-teki dsb.

         5. mengadakan pertunjukan : drama, panggung boneka dsb.

         6. mengadakan kunjunganke toko buku, penerbitan, percetakan, perpustakaan dsb

         7. kampanye buku terbaik ( poster, pidato dsb.)

         8. mengadakan tukar menukar buku

         9. menulis surat ke pengarang/ilustrator

        10. mengadakan pesta/bazar/pameran/lomba berkaitan dengan bacaan

                      

PENGELOLA PROGRAM DAN KEAHLIAN YANG DIPERLUKAN

Dalam organisasi-organisasi bisnis atau nir-laba sekalipun, biasanya ada departemen/unit pemasaran  ataupun  seorang “humas” (PR) yang bertanggung jawab dalam mengelola  kegiatan promosi dari organisasi tersebut.

Secara sadar atau tak sadar , perpustakaan sebenarnya juga  telah sering melakukan kegiatan promosi seperti penyusunan daftar tambahan buku, pameran buku baru, program bimbingan pemakai , lomba minat baca ataupun membantu pengguna memanfaatkan perpustakaan melalui layanan referensi.  Namun kegiatan tersebut sering dilaksanakan tanpa rencana, tidak konsisten, tanpa tujuan atau sasaran tertentu. Hal ini terjadi karena tak adanya suatu unit atau tenaga khusus yang ditugaskan dalam mengelola program-program promosi secara keseluruhan.

Sebuah perpustakaan akan sangat bergantung pada besar cakupan pekerjaan maupun jumlah staf  yang tersedia, untuk dapat menentukan siapa yang akan mengelola promosi perpustakaan. Dalam sebuah perpustakaan yang kecil, kepala perpustakaan  yang  harus bertanggung jawab dalam mengelola kegiatan promosi dengan dibantu seluruh atau beberapa staf  yang ada. Sebuah perpustakaan sedang, akan menunjuk salah satu staff tertentu, seperti referensi untuk  mengelola program-program promosi. Sedangkan dalam perpustakaan yang cukup luas cakupan  tugasnya. sangat dimungkinkan  untuk dibentuk suatu unit tersendiri dalam mengelola dan mengatur strategi pemasaran termasuk promosi perpustakaan.

Tentunya  dibutuhkan keahlian-keahlian tertentu dalam  melaksanakan masing-masing bentuk promosi.  Sebagai pustakawan, tak perlu semua keahlian yang dibutuhkan harus dimiliki oleh pengelola dari program-program promosi. Keahlian-kahlian tertentu dapat dilakukan oleh  staf perpustakaan yang memiliki bakat-bakat  yang  sesuai. Jika keahlian tersebut tak dimiliki oleh staf perpustakaan, perpustakaan dapat menyesa para ahli atau menyerahkan pekerjaan untuk dilaksanakan oleh suatu perusahaan tertentu untuk melaksanakan.

Beberapa keahlian  khusus yang dibutuhkan adalah : (1) jurnalistik, yang dalam hal ini termasuk pengetahuan dan ketrampilan menyusun brosur/buletin, mengedit, menulis di media massa, majalah, cetak -mencetak, penerbitan  ataupun menyusun naskah video dsb.

(2) teknologi pandang dengar,  yang mencakupi pengetahuan fotografi, produksi film/video termasuk akting dan penyutradaraan., pembuatan “homepage” dsb (3) desain, untuk dapat membuat poster, mengatur “lay-out” brosur,  membuat suvenir  dll. (4) teknik pameran, termasuk mengatur ruang, penggunaan perabot , penyinaran dan lain-lain. (5) tata ruang, yang diperlukan untuk memberikan suasana ruang yang nyaman dan aman, termasuk sistem pengaturan rambu-rambu perpustakaan. Yang terakhir dan sangat penting adalah (6) komunikasi, yang diperlukan oleh setiap pustakawan untuk dapat meng-komunikasikan perpustakaan pada pengguna., baik melalui dialog perorangan,  diskusi maupun, berbicara di muka umum.

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Hamilton, Feona. Infopromotion: Publicity and Marketing Ideas for the Information

         Profession.  Vermont: Gower, 1990

Huck, Charlotte S. et.al. Children’s Literature in the Elementary School. Fort Worth:

        Harcourt Brace Jovanovich College Publishers, 1987

Wirawan, Sarah . Promosi dalam Pemasaran Produk dan Jasa Perpustakaan

          Perguruan Tinggi., dalam Lokakarya Pengguna dan Promosi Perpustakaan

          Perguruan Tinggi, Malang, 25 - 28 Oktober 1993

Bagikan Artikel ini