Efektivitas Restorasi Arsip
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Semua lembaga atau instansi dalam pelaksanaan kegiatan sehari – hari baik administrasi maupun non administrasi tidak dapat terlepas dari proses penciptaan arsip, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari suatu kegiatan yang dilakukan baik oleh instansi maupun perseorangan. Pengertian ini didasarkan pada Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu: Arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.[1]
Dalam perkembangan suatu organisasi tidak akan terlepas dari arsip, oleh karena itu untuk menjaga arsip tetap baik dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahan, sangat diperlukan perhatian khusus, apalagi untuk arsip tekstual yang kondisi fisiknya rentan terhadap kerusakan. Pengelolaan dan penataan yang kurang baik mengakibatkan rusaknya fisik arsip sekaligus isi informasi yang ada. Terutama untuk arsip – arsip statis dan juga vital yang umur penyimpanannya sudah lama dan penggunaan yang relatif tinggi.
Kerusakan pada arsip tekstual perlu penanganan khusus baik masalah yang terjadi karena umur arsip yang sudah tua maupun pemeliharaan yang kurang baik. Selain itu ada beberapa faktor yang menyebabkan kerusakan arsip seperti bencana alam, hewan, kimiawi dan perlakuan pengguna arsip yang tidak beraturan. Faktor di atas menyebabkan permasalah dalam pengelolaan arsip tektual karena pengelolaan yang dilakukan tidak secara profesional dan baik. Jika dibiarkan terus – menerus kerusakan arsip ini akan berakibat pada hilangnya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut yang jelas saja akan berdampak fatal, yaitu hilangnya bukti-bukti otentik dan memori kolektif bangsa. Solusi untuk penanganan masalah ini salah satunya dengan melakukan restorasi arsip yang merupakan bagian dari preservasi arsip. Preservasi arsip adalah kegiatan penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian arsip. Pemeliharaan sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindugi, mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya, dengan cara menjamin kondisi fisik dan lingkungan penyimpanannya dan sekaligus menjamin arsip dari kerusakan yang dapat menyebabkan kemusnahan.
Dalam tahap perawatan dan pemeliharaan arsip, restorasi sangatlah penting karena jika tidak ada restorasi arsip yang masih bernilai guna namun kondisinya sudah tidak layak atau rusak tidak bisa di gunakan dan terancam musnah. Restorasi arsip adalah tindakan memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. Restorasi sendiri biasanya dilakukan untuk arsip – arsip vital dan juga statis walaupun ada beberapa arsip inaktif juga mendapat perbaikan bila kondisinya sudah tidak layak atau terjadi kerusakan karena penggunaan dan penyimpanan yang tidak seharusnya.
Kegiatan restorasi penting dilakukan karena dapat membantu mengatasai permasalahan kerusakan arsip yang masih bernilai guna agar isi informasi yang terekam di dalam arsip tetap terjaga dengan baik. Kesadaran untuk memelihara kelangsungan hidup arsip-arsip tersebut sangat dibutuhkan mengingat pentingnya arsip – arsip tersebuat untuk kelangsungan hidup sebuah organisasi. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari cara memelihara dan memperbaiki arsip rusak yang dimiliki oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh sebagai salah satu Lembaga Pemerintah yang mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan. Tugas pokok dan fungsi dari Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh tentu saja memiliki sarana dan prasana yang memadai juga sumber daya manusia yang terampil. Selain itu Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh menjadi pusat dari pengelolaan dan penyimpanan arsip yang ada di Aceh juga mempunyai banyak arsip yang bersal dari berbagai pencipta arsip dengan kondisi yang berbeda-beda.
Di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh sendiri sudah melakukan restorasi baik untuk arsip tekstual maupun audiovisual. Namun, masih banyak sekali arsip yang belum di restorasi khususnya untuk arsip tekstual karena sarana dan prasarana yang tidak dapat dipenuhi karena harus menunggu kiriman dari Arsip Nasional Republik Indonesia, misalnya untuk pengadaan kertas penambal atau kertas tissu yang didatangkan langsung dari Jepang melalui ANRI.
Selain itu, tenaga kerja yang mengaerjakan kegiatan restorasi juga tidak dapat bekerja dengan maksimal karena dibebani oleh pekerjaan lain di luar restorasi. Dan beberapa faktor lain yang menyebabkan kegiatan restorasi tersebut tidak berjalan dengan maksimal. Tetapi beberapa arsip yang kondisinya sudah sangat rapuh telah di alih mediakan agar informasi yang terkandung didalam arsip tersebut tidak hilang. Berangkat dari permasalahan tersebut, maka peneliti akan mengajukan dan menguraikan penelitian yang berjudul Efektivitas Restorasi Arsip Terhadap Keaslian Arsip Dan Kemudahan Dalam Penulusurannya di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana prosedur dan tata cara pelaksanaan restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh?
2. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam restorasi arsip?
3. Kendala dan permasalahan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan restorasi arsip?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui prosedur dan tata cara pelaksanaan restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
2. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala dalam restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
3. Untuk mengetahui Sarana dan Prasarana apa saja yang digunakan dalam kegiatan restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Aceh.
Manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis
a) Sebagai persyaratan dalam mencapai gelar Ahli Madya sekaligus telah menyelesaikan pendidikan di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
b) Sebagai bahan perbandingan teori yang di dapatkan di mata kuliah dengan kenyataan yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
c) Mengembangkan pengetahuan penulis tentang kemajuan teknologi dan informasi dibidang kearsipan yang tidak banyak didapatkan selama mengikuti mata kuliah.
d) Menambah wawasan dan pengalaman tentang dunia kerja yang akan dihadapi di masa yang akan datang.
2. Bagi Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh
a) Sebagai wujud kerjasama antar lembaga dengan pihak lain.
b) Mendapat masukan untuk perkembangan instansi atau lembaga di masa mendatang.
3. Bagi Prodi
a) Melihat sejauh mana penulis dapat menerapkan teori yang telah di dapat selama perkuliahan.
b) Dapat menjalin kerja sama antara pihak Prodi dengan pihak Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
D. Metode Penelitian
1. Jenis Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan proposal ini adalah metode Field Research (penelitian lapangan) yaitu “suatu penelitian yang dilakukan dalam kehidupan/objek yang sebenarnya”.[2]
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif. Menurut Sugiyono (2006:8) mengatakan bahwa “metode penelitian deskriptif adalah suatu penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik itu satu variabel atau lebih (independen), tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan antar satu variabel dengan variabel yang lain”.
Penelitian ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran data yang seteliti mungkin tentang suatu keadaan atau gejala dengan tetap mempertahankan keaslian data.
2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Badan Arsip dan Perpustakaan yang bertempat di Jln. Tgk. Nyak arief (disamping asram haji) Banda Aceh. Penulis yakin memilih tempat tersebut karena itu merupakan salah satu Perpustakaan yang sudah menerapkan dan menyajikan informasi seputar kampus dalam website. Bahkan saat ini dalam situs digital library STKIP Bina Bangsa Getsempena Banda Aceh juga menyajikan informasi penelitian yang sudah dilakukan oleh mahasiswa STKIP Bina Bangsa Getsempena Banda Aceh, baik Skripsi, tesis, maupun disertasi.
3. Populasi dan Sampel Penelitian
Populasi adalah keseluruhan objek penelitian. Dalam hal ini populasi adalah kepala/staf bidang arsip dan pelestarian. Sampel adalah bagian dari populasi yang menjadi sumber data sebenarnya dalam suatu penelitian atau bagian dari populasi untuk mewakili seluruh populasi.
Adapun yang menjadi objek penelitian ini adalah cara perestorasipan arsip. Teknik pengambilan sampel dilakukan secara sampling (purposive sampling) yaitu teknik sampling yang digunakan penulis jika penulis mempunyai pertimbangan-pertimbangan tertentu dalam pengambilan sampelnya.[3] Sumber data digunakan tidak dalam rangka mewakili populasinya tetapi cendrung mewakili informasinya. Karena pengambilan cuplikan didasarkan atas berbagai pertimbangan dan menggali masalah secara mendalam sehingga menjadi sumber informasi(data) yang akuntable dan informasif. Bahkan dalm pelaksanaan pengumpulan data, pilihan informasi dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan dan kemantapan penulis dalam memperoleh data.[4]
4. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini penulis akan mengumpulkan data melalui:
1. Pengamatan (observasi) adalah Teknik pengumpulan data dengan menggunakan panca indera yang dilakukan secara langsung / participant observation, yaitu melakukan pengamatan secara langsung keadaan di lapangan, sehingga dengan metode ini penulis dapat secara langsung melakukan pengamatan terhadap kondisi arsip dan tata cara restorasi arsip konvensional di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.
2. Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden atau orang yang diwawancarai dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara.[5] Sasaran wawancara adalah Pegawai atau staf ahli dibidang Arsip dan Pelestarian.
3. Teknik Analisa Data
Semua Data yang dikumpulkan melalui wawancara dan observasi dianalisis dengan metode deskriptif kualitatif. Teknik deskriptif kualitatif adalah “mendeskripsikan fakta-fakta yang terjadi, baik berupa pemikiran/suatu peristiwa yang terjadi, bertujuan untuk membuat deskripsi/gambaran/lukisan secara sistematis, faktual dan akurat serta mempunyai antara satu dengan lainnya”.[6]
Dalam penyusunan dan penelitian karya ilmiah ini, Penulis berpedoman pada buku-buku panduan menulis skripsi bagi mahasiwa Fakultas Adabdan Humaniora UIN Ar-Raniry Darussalam Banda Aceh.
Daftar Pustaka
undang-undang republik indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pada Bab 1 Ketentuan Umum, pasal 1 angka 2.
Dewi L. Badriah, Studi Kepustakaan/menyusun Kerangka Teoritis, http://www.koperatif.or.id/page/data%202006/kelembagaan/studi-kepustakaan.doc/ diakses tanggal 23 Maret 2013.
Suharsini Arikunto, Manajemen Penelitian, (Jakarta: Rineka Cipta, 2007), hal. 97.
Imam Suprayogo, dan Tobroni, Metode Penelitian Sosial-Agama, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2003), hal. 165.
Prof.Dr. H.M. Burhan Bungin, S.Sos., M.si. Metode Penelitian Kuantitatif. Jakarta : Kencana, 2008. hal. 126.
Akmal, Mr, Penelitian Deskriptif, http://aamoriwordpres.com/tag/penelitian-deskriptif-kualitatif/ (diakses 23 Maret 2013).
[1] undang-undang republik indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pada Bab 1Ketentuan Umum, pasal 1 angka 2.
[2] Dewi L. Badriah, Studi Kepustakaan/menyusun Kerangka Teoritis, http://www.koperatif.or.id/page/data%202006/kelembagaan/studi-kepustakaan.doc/ diakses tanggal 23 Maret 2013.
[3] Suharsini Arikunto, Manajemen Penelitian, (Jakarta: Rineka Cipta, 2007), hal. 97.
[4] Imam Suprayogo, dan Tobroni, Metode Penelitian Sosial-Agama, (Bandung
[5] Prof.Dr. H.M. Burhan Bungin, S.Sos., M.si. Metode Penelitian Kuantitatif. Jakarta : Kencana, 2008. hal. 126.
[6] Akmal, Mr, Penelitian Deskriptif, http://aamoriwordpres.com/tag/penelitian-deskriptif-kualitatif/ (diakses 23 Maret 2013).
Belum ada Komentar untuk "Efektivitas Restorasi Arsip "
Posting Komentar