Pengertian Layanan Referensi , Jenis koleksi referensi , Proses Layanan Rujukan

Pengertian Layanan Referensi 

Dalam Kamus bahasa Inggris (Echols dan Shadily, 2003:473) referensi berasal dari kata Inggris to refer yang artinya menunjuk atau merujuk. Di dalam perpustakaan artinya menunjuk kepada sesuatu bahan-bahan rujukan yang dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengunjung perpustakaan. Makin lengkap bahan rujukan yang dimiliki perpustakaan makin mampulah pustakawan menjawab pertanyaan yang diajukan pengunjung. Dengan demikian pengunjung akan puas dalam usahanya mencari informasi di perpustakaan. 

Donald Davinson, dalam bukunya: Reference Service (2000:11). “Layanan Referensi dan informasi adalah aktivitas yang dilakukan oleh para pustakawan, dengan menggunakan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya yang mereka miliki untuk tujuan berbeda dari bahan-bahan yang disediakan untuk bacaan di rumah atau pemakaian di luar perpustakaan.” 

Katz dalam bukunya Introduction to Reference Work, Vol.II (2004:4). membedakan antara reference work dengan reference service. Reference Work berarti kegiatan menjawab pertanyaan-pertanyaan referensi dari pemustaka secara efisien dan cepat, sedangkan reference service juga mencakup kegiatan-kegiatan yang dilakukan di belakang layar seperti akuisisi, supervisi dan administrasi, penyusunan sarana bibliografi/indeks, serta mengajarkan bagaimana menggunakanperpustakaan secara baik dan benar. 

Menurut American Library AssociationdalamKatz (2004:2), Pengertian layanan rujukan (reference service ) adalah sebagai layanan yang berhubungan secara langsung dengan pembaca dalam memberikan informasi dengan menggunakan sumber-sumber perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset. Pengertian tersebut pada prinsipnya tidak berbeda dengan apa yang disampaikan oleh Donald Davinson diatas. 

Ada 3 jenis layanan referensi dasar (pokok) yang pada teorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada prakteknya terkadang dilakukan secara bersama-sama. Ketiga jenis layanan referensi tersebut: pertama, adalah layanan informasi yang dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan pemustaka sesuai kebutuhan informasi mereka mulai dari informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang sangat kompleks, melayani kebutuhan informasi pemustaka dengan cara melakukan kerjasama, silang layan dan lain sebagainya. Yang kedua adalah pembelajaran (instructional) yaitu memberikan petunjuk dan pengajaran kepada pemustaka untuk dapat menemukan letak informasi (locate information) yang dibutuhkan secara mandiri atau membantu pemustaka untuk memilih dan menggunakan alat-alat bantu (reference tools) yang ada seperti menggunakan koleksi referensi, menggunakan catalog, menggunakan database online, internet dan lain sebagainya. Jenis layanan yang ketiga adalah bimbingan (guidance) yaitu membantu pemakai perpustakaan dalam memanfaatkan perpustakaan. Jadi semacam bimbingan pemakai perpustakaan (Users Guide). 

Biasanya buku-buku referensi adalah buku-buku yang tidak boleh dipinjamkan untuk dibawa pulang atau dibaca di luar gedung perpustakaan dengan alasan bahwa koleksi referensi isinya bersifat informasi yang digunakan untuk mencari data atau fakta-fakta tentang latar belakang suatu objek, orang, atau tempat. Definisi tersebut dianggap kurang tepat. Soejono Trimo menyatakan, pengertian yang benar tentang buku sumber/referensi adalah suatu buku atau sejumlah publikasi kepada siapa orang berkonsultasi untuk mencari fakta atau informasi tentang latar belakang suatu objek, orang, dan peristiwa secara cepat dan mudah. Jadi bukan untuk dibaca secara menyeluruh. 

Sejalan dengan itu,maka buku-buku yang termasuk buku referensi harus mempunyai karakteristik-karakteristik sebagai berikut: (a) cakupannya bersifat konprehensif; (b) materinya disajikan secara padat dan ringkas; (c) susunan/topik-topiknya menurut suatu rancangan tertentu untuk mempermudah dan mempercepat penelusuran informasinya. Susunan khusus itu dapat bersifat alfabetis, kronologis, atau menurut kelompok atau klassifikasi di bawah item, topik, subjek. 

Harus diakui bahwa ada pula beberapa judul buku teks yang isinya begitu komprehensif yang dilengkapi dengan indeks-indeks alfabetis sedemikian rupa sehingga mempermudah dan mempercepat orang dalam mencari data/fakta yang dibutuhkannya. Apalagi bila buku teks itu dipandang oleh beberapa pakar di bidangnnya sebagai buku standar, maka ia dapat pula disebut sebagai buku referensi. 

 Jenis koleksi referensi 

Adapun jenis koleksi referensi itu ialah : kamus (satu bahasa, dua bahasa, dan poliglot); ensiklopedia (umun dan khusus); handbook dan manual; guidebook (buku panduan); direktori; almanak; peta-peta/map beserta gazetter; buku sumber biografi; indeks; bibliografi dan abstrak; publikasi pemerintah; dan publikasi penelitian. 

Dalam memberikan layanan rujukan materi yang digunakan adalah bahan rujukan baik dalam bentuk buku maupun non buku, misalnya dalam bentuk CD, pada umumnya bahan rujukan berbentukbuku. Di perpustakaan koleksi rujukan dibedakan dengan koleksi umum. Koleksi umum adalah seluruh koleksi bahan pustakan kecuali rujukan. Koleksi tersebut dapat dipinjamkan keluar perpustakaan sedangkan rujukan tidak. 

Menurut American Library Association yang dimaksud dengan 

koleksi refenrensi/buku rujukan adalah buku yang disusun sedemikian rupa, sehingga kita dapat mencari keterangan tertentu tanpa membaca bagian-bagian buku itu berturut-turut. Dengan menggunakn buku rujukan kita akan dapat dengan cepat mendapatkan informasi yang kita inginkan, karena bagian-bagiannya disusun secara sistematis. 

Ada beberapa macam sistematika penyususan buku rujukan seperti: 

a). Menurut Abjad (Alphabetical) misalnya: 

- Abjad Nama : Contohnya Bibliografi, Index 

- Abjad Judul : Contohnya Index, Bibliografi 

- Abjad Subyek : Contohnya Ensiklopedi 

- Abjad Nama Tempat : Contohnya Direktory 

- Abjad Kata :: Contohnya Kamus 

b). Nomor Klasifikasi 

-UDC 

-DDC 

-Subyek 

-Klasifikasi LC 

Contoh: indeks, bibliografi 

Buku rujukan pemustakaannya tidak perlu dibaca keseluruhan dan biasanya berbentuk besar dan tebal maka rujukan biasanya tidak diperbolehkan dibaca di luar perpustakaan, hanya boleh dibaca di tempat. Menurut isi informasinya, buku rujukan dapat dibagi menjadi: (1). Buku rujukan yang langsung memberikan informasi; (2). Buku rujukan yang tidak langsung memberikan informasi. Buku rujukan yang langsung memberikan informasi adalah bukurujukan-buku rujukan yang memberikan informasi “lengkap”mengenai suatu objek tanpa kita harus mencari buku lain. Bukurujukan yang termasuk jensi ini adalah: 

a). Kamus 

b). Ensiklopedi 

c). Direktori 

d). Biografi 

e). Handbook (buku pegangan) dan manual (buku pedoman) 

f). Atlas, peta, kamus ilmu bumi dan sebagainya. 

Buku rujukan yang tidak langsung memberikan informasi adalah bahan-bahan referensi yang memberi informasi kurang lengkap karena masih harus mencari ke bahan pustakan lainnya untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan. Contoh dari bahan referensi jenis ini adalah bibliografi, bookreview, indeks dan abstrak. Berikut akan dibahas satu persatu bahan referensi tersebut berikut ini. 

Kamus merupakan salah satu buku rujukan yang sering dipergunakan orang. Dalam bahasa Inggris istilah kamus adalah Dictionary yang berasal dari bahasa latin Dictionarium artinya pengulangan kata. Buku yang berhubungan dengan arti kata tidak selalu disebut kamus (Dictionary). Ada beberapa macam istilah untuk buku tersebut seperti: (1). Lexicon (Leksikon) Leksikon berasal dari bahasa yunani Lexikon artinya kamus. Kemudian leksikon dipakai sebagai istilah yang diberikan untuk kamus bahasa kuno. (2). Glossary (Glosari) Istilah glosary digunakan untuk kamus subyek. Glosari tidak hanya memberi pengertian sebuah kata melainkan juga memberikan keterangan. (3). Thesaurus (Tesaurus) Tesaurus berarti gudang atau kumpulan pengetahuan istilah ini kadang-kadang dipakai pengganti istilah kamus yang disusun secara klasikal. Dewasa ini, kata "Tesaurus" lebih dikenal sebagai daftar istilah yangdigunakan dalamsistem temu kembali informasi. 

Dalam kehidupan sehari-hari, kamus digunakan untuk mengetahui arti suatu kata. Namun sebenarnya kamus bahasa dapat menjadi: (1). Alat penelusur cepat (quick-reference tool) Kamus dapat dipakai untuk menjawab pertanyaan rujukan mengenai arti kata dalam sebuah bahasa.(2). Pencatat bahasa (Languange recorder) Kamus yang menggambarkan secara luas dan jelas sutu bahasa atau subyek dapat menjadi catatan dasar sepanjang waktu. Kamus yang diterbitkan pada masa lampau dapat dijadikan catatan sejarah mengenai bahasa. (3). Standardisasi bahasa (Languange Standardizer) Kamus bahasa yang mempunyai otoritas dapat dipakai sebagai acuan untuk mengetahui ejaan bahasa yang benar. (4). Sarana untuk belajar bahasa (Aid to languange study). 

Ada dua jenis kamus yang kita kenal yaitu, kamus bahasa Umum dan Kamus bahasa Khusus. Kamus Bahasa berisi istilah umum,meliputi semua bidang subyek, sehingga kamus bahasa sering disebut kamus umum. Kamus bahasa dapat dibagi menjadi: (1). Kamus Monolingual yaitu kamus satu bahasa, istilah dalam suatu bahasa dijelaskan dalam bahasa yang sama. Contoh : Kamus Besar Bahasa Indonesia (2). Kamus Bilingual yaitu kamus dua bahasa, istilah dalam suatu bahasa diterjemahkan dalam bahasa lain. 

Pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas tidak menuntut keahlian tertentu untuk bisa menjawabnya. Pertanyaan mengenai pengarang/judul dapat muncul akibat dari kekurangtahuan pemakai perpusatakaan mengenai alat bibliografi (katalog,bibliografi, indeks) dan pemustakaannya. 

Ensiklopedia adalah suatu ringkasan ilmu pengetahuan yang paling penting untuk kemanusiaan dan disusun secara sistematik. Umumnya ensiklopedia menjawab pertanyaan apa, bilamana, bagaimana, di mana, dan mengapa. 

Direktori adalah sumber informasi untuk orang dan organisasi, disusun secara sistematis, umumnya secara alfabetis atau menurut kelas, memberikan informasi mengenai alamat, afiliasi, dan sebagainya. 

Sumber biografi adalah buku yang menceritakan tentang manusia dari suatu profesi. Gunanya, menjawab tanggal lahir, agama, hobbi, keluarga, dan sebagainya, dari orang-orang terkenal. 

Handbook (buku pegangan)adalah macam buku rujukan yang dapat menjawab pertanyaan khusus seperti statistik dan aturan kata-kata suatu ungkapan. Terbitan ini dapat menjawab, “berapa buku yang diterbitkan tahun lalu?’. 

Indeks adalah buku yang menunjukkan lokasi suatu artikel yang ditulis oleh seseorang, bisa menunjukkan lokasi artikel majalah, bab dalam buku, pamflet, lagu, pidato, sajak, dan editorial. 

Sumber Geografi adalah buku-buku referensi yang dapat memberikan informasi untuk geografi, karya yang berisi lokasi, penggambaran suatu tempat, dan impresi tempat seluruh dunia. 

Proses Layanan Rujukan

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan pemakai perpustakaan untuk mendapatkan jasa layanan rujukan yaitu : (a). Secara perseorangan yaitu: pemakai perpustakaan berkunjung ke perpustakaan untuk membicarakan kebutuhan informasinya dengan pustakawan secara tatap muka (face to face); (b). Melalui telepon secara pribadi. Pemakai perpustakaan yang tidak bisa datang ke perpustakaan karena terlalu sibuk atau jarak perpustakaan yang terlalu jauh baginya dapat menghubungi petugas perpustakaan untuk meminta informasi; (c). Melalui kunjungan wakil pemakai perpustakaan yaitu: pemakai perpustakaan dapat menunjuk orang (Sekretaris, Asisten atau temannya) sebagai wakilnya dalam rangka mencari informasi yang dibutuhkannya. (d). Wakil pemakai perpustakaan dapat menelepon perpustakaan untuk mencari informasi yang dibutuhkan orang yang diwakilinya (teman atau atasannya). (e). Komunikasi tertulis: pertanyaan dapat dikirimkan secara tertulis melalui surat, telex maupun faksimil. 

Bagikan Artikel ini