DASAR TEORI POKOK-POKOK PRESERVASI ARSIP |Aceh.edu

DASAR TEORI POKOK-POKOK PRESERVASI ARSIP

Preservasi arsip secara garis besar terdiri dari 3 kegiatan, yaitu:

1.     Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, serta suhu dan kelembaban ruang penyimpanan.

2.      Restorasi arsip

Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat  pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya.

3.      Reproduksi arsip

Yang termasuk kegiatan reproduksi adalah fotocopy, pembuatan foto, microfilm, compact disc/CD, video compact disc/VCD, digital video disc/DVD, hasil scanning dan semua jenis kegiatan berkaitan dengan proses penggandaan arsip. Reproduksi arsip bertujuan untuk melestarikan informasi yang terkandung dalam suatu media arsip.

A.     TUJUAN DAN PRINSIP-PRINSIP PRESERVASI

Tujuan preservasi adalah untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:

1.   Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.

2.   Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen.

3.   Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.

4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil.

5.   Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

  

B.     SARANA DAN PRASARANA PRESERVASI

Untuk pencapaian tujuan preservasi perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana preservasi antara lain:

1.   Tersedianya gedung dan ruang penyimpanan arsip yang representative.

2.   Tersedianya pedoman dan standar preservasi.

3.   Tersedianya laboratorium.

4.   Tersedianya peralatan dan alih media.

5. Tersedianya rak arsip, lemari arsip, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, trolly, leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing, computer, dan scanner, dan sebagainya.

6.     Tersedianya wadah penyimpanan arsip (boks, can, dan amplop).

  

C.    PROSES PRESERVASI ARSIP TEKSTUAL

Seperti yang telah dijabarkan di atas bahwa secara garis besar preservasi dibagi menjadi 3 kegiatan yaitu pemeliharaan arsip, restorasi arsip, dan reproduksi arsip. Maka proses preservasi arsip terdiri dari:

1.     Persiapan

Persiapan merupakan tahap awal yang dilakukan sebelum arsip statis hasil akuisisi disimpan sebagai memori kolektif suatu lembaga kearsipan dan siap dimanfaatkan oleh pengguna arsip. Persiapan memiliki beberapa tahap, yaitu:

a.       Penempatan arsip hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari berbagai faktor perusak.

b.       Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan.

c.       Merawat atau merestorasi arsip yang rusak.

2.       Pemeliharaan Arsip Statis

Ada beberapa kegiatan dalam Pemeliharaan Arsip Statis, yaitu:

a.   Menata arsip sesuai dengan grup arsip. Pada arsip tekstual misalnya dengan pola klasifikasi.

b.    Menyimpan dan menata arsip sesuai dengan format dan media arsip Dalam hal ini, arsip tekstual jangan dicampur dengan arsip dengan media yang berbeda.

c.       Mengatur kestabilan suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip.

d.       Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara regular.

e.       Menindaklanjuti hasil temuan control terhadap lingkungan dan fisik arsip.

3.       Perawatan atau Restorasi arsip

Kegiatan yang dilakukan dalam melakukan Perawatan atau restorasi arsip, adalah:

a.       Mendaftarkan arsip yang akan direstorasi.

b.     Mencatat jenis, metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernah dilakukan terhadap arsip yang bersangkutan.

c.      Melaksanakan perawatan atau restorasi arsip.

d.     Pemeriksaan ulang dan control restorasi, khususnya terhadap arsip media baru.

  

D.    REPRODUKSI

Arsip tekstual yang bermedia kertas suatu saat tentu akan mengalami kerusakan. Arsip penting dilihat tidak hanya dari segi fisiknya saja tetapi nilai informasinya. Bagaimana apabila suatu arsip rusak dan nilai informasinya menjadi hilang? Tentu akan menimbulkan kerugian yang sangat besar. Untuk itu untuk melestarikan arsip agar tahan lama dan nilai informasinya tetap ada adalah dengan cara reproduksi. Reproduksi arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu mengkopi dan alih media. Mengkopi adalah kegiatan menggandakan arsip dengan format hasil penggandaan yang sama dengan format aslinya. Sedangkan alih media adalah kegiatan menggandakan arsip, tetapi format hasil penggandaannya berbeda dengan format aslinya. Misalnya adalah format asli kertas dialihmediakan ke bentuk microfilm atau digital. Selain daripada itu, tujuan reproduksi adalah:

Ø  Mengawetkan dan memaksimal gambar dan suara dalam keadaan stabil untuk waktu yang lama.

Ø    Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi informasi jika bahan aslinya hilang atau rusak.

Ø  Menetapkan referensi dan duplikasi dalam membuat akses pada isi arsip sehingga bahan aslinya tidak digunakan.

Seputar Tentang Perawatan dan Pemeliharan Arsip Statis

Untuk menjaga keutuhan kondisi fisik maupun isi informasi arsip statis dibutuhkan perawatan dan pemeliharaan. Hal tersebut dilakukan karena biasanya arsip-arsip statis itu mempunyai usia yang sudah lama dan rentan terhadap kerusakan. Perawatan arsip statis dilakukan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan. Sedangkan pemeliharaan mengarah  pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Unsur yang biasanya menjadi penyebab perusak arsip adalah sebagai berikut :

a. Faktor biologis, seperti jamur dan serangga;

b. Faklor fisis, seperti cahaya dan panas matahari, dan air;

c. Faktor kimiawi, seperti pengaruh tinta tulisan, keasaman kertas;

d.  Faktor lingkungan, seperli manusia, bencana alam, banjir, kebakaran;

e. Faktor binatang pengerat, seperti tikus.

Ada beberapa hal  yang perlu dilakukan agar arsip statis tersebut tetap terjaga dan mengantisipasinya dari kerusakan arsip. Hal-hal tersebut dapat dilakukan dengan cara seperti berikut:

1. Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis.

2. Mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis.

3. Mensterilkan dari perusak arsip.

4. Merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis.

5. Menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis.

6. Mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala.

Apabila arsip statis tersebut sudah mengalami kerusakan maka yang akan dilakukan adalah melaksanakan kegiatan restorasi. Kegiatan restorasi tersebut dilakukan dengan cara :

1. Mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis.

2.  Menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.

3.  Melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan.

           

         Pemeliharaan dan perawatan juga dilakukan terhadap lingkungan penyimpanan arsip statis dan juga memperhatikan kondisi fisik arsip tersebut. Untuk lingkungan tempat penyimpanan arsip statis, terutama yang berkaitan dengan gedung arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar arsip statis tersebut dapat terjaga, misalnya dengan cara menggunakan sistem pendingin 24 jam, cukup fentilasi udara dan cahaya, serta peralatan pengamanan gedung /alarm, smoke detector. Sedangkan untuk fisik arsipnya dilakukan usaha dengan cara seperti penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan melakukan fumigasi; merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi; dan pelestarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan usaha-usaha perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan diharapkan akan dapat menjaga arsip statis dari kerusakan fisik maupun informasinya, sehingga arsip yang bernilai guna tersebut dapat terjaga dengan baik dan aman.

Bagikan Artikel ini